Externe Abrechnung beim Zahnarzt: Vor- und Nachteile

Externe Abrechnung beim Zahnarzt hat Vor- und Nachteile: Ein spezialisierter Dienstleister rechnet die Leistungen Ihrer Praxis ab, meist per Fernzugriff direkt in Ihrer Praxissoftware. Ob sich das für Ihre Praxis lohnt, hängt davon ab, wie Ihr Team aufgestellt ist und wie viel Sie selbst in der Hand behalten möchten. Hier finden Sie beide Seiten im Überblick.

Wie funktioniert externe Abrechnung?

Die Abrechnerin arbeitet über einen gesicherten Fernzugang in Ihrem Praxisprogramm. Ihr Team dokumentiert die Behandlung wie gewohnt, die Abrechnung übernimmt der Dienstleister, komplett oder in Teilbereichen wie HKP, PAR oder Privatrechnungen.

Die Vorteile der externen Abrechnung

• Unabhängig von einer einzelnen Person: Kündigt Ihre ZMV, geht sie in Mutterschutz oder fällt sie länger aus, läuft die Abrechnung weiter.
• Mehr Zeit für Patienten: Empfang und Assistenz kümmern sich um die Behandlung statt um Ziffern.
• Spezialwissen: Abrechnerinnen, die laufend mit BEMA und GOZ arbeiten, kennen Änderungen und typische Stolperstellen.
• Planbarkeit: Statt eine Abrechnungskraft zu suchen und einzuarbeiten, haben Sie eine feste Ansprechpartnerin, mit Vertretung im Team.

Was Sie bedenken sollten

Damit externe Abrechnung gut funktioniert, sollten Sie diese Punkte vorher klären:

• Abstimmung braucht feste Wege. Die Abrechnerin sitzt nicht in Ihrer Praxis. Rückfragen laufen deshalb über vereinbarte Wege, etwa Notizen in der Software oder kurze Telefonate, mit klaren Ansprechpartnern auf beiden Seiten.
• Die Dokumentation ist die Grundlage. Abgerechnet werden kann, was dokumentiert ist. Eine sorgfältige Dokumentation im eigenen Team zahlt sich deshalb doppelt aus.
• Wissen im eigenen Team. Geben Sie alle Abrechnungsaufgaben ab, verlagert sich auch das Abrechnungswissen. Manche Praxen geben deshalb gezielt Teilbereiche ab.
• Dienstleistung statt Gehalt. Sie bezahlen eine Dienstleistung statt eines Gehalts. Ob sich das für Ihre Praxis rechnet, hängt vom Umfang ab und lässt sich am besten im Einzelfall vergleichen.

Sind Sie mit Ihrem bisherigen Dienstleister unzufrieden, lesen Sie, wie Sie Ihren Abrechnungsdienstleister wechseln, ohne dass offene Fälle liegen bleiben.

Für welche Praxis lohnt sich externe Abrechnung?

Besonders oft entscheiden sich Praxen dafür, wenn

• die eigene ZMV geht oder länger ausfällt und die Stelle schwer zu besetzen ist,
• die Abrechnung an einer einzigen Person hängt,
• sich Rückstände aufgebaut haben, oder
• das Team wachsen soll, ohne eine weitere Verwaltungskraft einzustellen.

Praxen mit einem eingespielten, gut besetzten Abrechnungsteam nutzen externe Unterstützung oft gezielt für Urlaubs- oder Krankheitsphasen.

Komplett oder teilweise auslagern?

Sie entscheiden, wie viel Sie abgeben. Häufig beginnen Praxen mit einem Bereich, etwa HKP oder Privatabrechnung, und erweitern danach Schritt für Schritt.

Lohnt sich externe Abrechnung für Ihre Zahnarztpraxis?

Hängt Ihre Abrechnung an wenigen Personen oder soll Ihr Team entlastet werden, spricht viel dafür. Entscheidend sind klare Absprachen, eine gute Dokumentation und ein Partner, der direkt in Ihrer Software arbeitet. Was Sie konkret davon haben, lesen Sie unter Ihre Vorteile mit ASDent. Ob es für Ihre Praxis passt, klären wir gern im kostenlosen Erstgespräch.

Weitere Themen rund um die Zahnarzt-Abrechnung finden Sie in unseren Ratgebern.

So arbeitet Ihre externe Abrechnungsfachkraft

• Unsere Abrechnungsfachkraft meldet sich per AnyDesk, das wir gemeinsam mit Ihnen einrichten, an einem Rechner in Ihrer Praxis an – am besten an einem eigenen Arbeitsplatz, der dauerhaft zur Verfügung steht.
• Wir arbeiten direkt in Ihrem Abrechnungsprogramm und richten uns nach Ihren Abläufen, etwa nach Aufgaben, Tageslisten oder Wartezimmerlisten.
• Wir schreiben Ihre Rechnungen, erstellen Heil- und Kostenpläne und Kostenvoranschläge, rechnen die Heil- und Kostenpläne ab und übermitteln Ihre Monats- oder Quartalsabrechnung. Auf Wunsch geben wir Rechnungen auch an Ihr Factoring-Unternehmen weiter.
• Ist Ihr Drucker angebunden, drucken wir die Rechnungen direkt in Ihrer Praxis aus. Sie müssen sie nur noch kuvertieren und an Ihre Patienten senden.
• Andernfalls informieren wir Sie per E-Mail, welche Abrechnung zum Ausdruck bereitliegt, zum Beispiel welcher Heil- und Kostenplan abgerechnet ist. So sehen Sie auf einen Blick, was zu tun ist.
• Bei Rückfragen rufen wir Sie an, schreiben Ihnen eine E-Mail oder stimmen uns direkt über das Programm mit Ihnen ab.